Thực hiện Chỉ thị số 16/CT-TTg về các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch COVID-19, Ban lãnh đạo công ty có Quy định về hình thức làm việc tại văn phòng bao gồm một số điểm chính sau:
Yêu cầu tất cả CBNV làm việc tại nhà, đối với một số trường hợp đặc biệt, phải được sự đồng ý của ban lãnh đạo công ty, có thể làm việc tại văn phòng.
Trong thời gian thực hiện cách ly theo Chỉ thị 16/CT-TTg, CBNV cần tuân thủ các quy định sau:
I. Điểm danh
– Đối với người đi làm tại văn phòng, bỏ hình thức chấm vân tay, bộ phận Back Office sẽ tự động điểm danh.
– Bộ phận Back Office tiến hành đo nhiệt độ trước khi vào văn phòng, nếu trên 37.5 độ, yêu cầu trở về nhà để theo dõi tình trạng sức khỏe, cập nhật thường xuyên với Back Office về thực trạng sức khỏe của mình để có phương án xử lý phù hợp
– Trong giờ làm việc, nếu đi ra ngoài, cần báo với Back Office lý do và thời gian đi ra ngoài. Bộ phận Back Office cập nhật thông tin đầy đủ vào sổ theo dõi để có thể cung cấp thông tin cho các bên liên quan khi cần thiết.
II. Tài liệu, hàng hóa đi và đến
Tại sảnh hàng lang, có 2 bàn được đặt sẵn để lưu trữ tạm thời giấy tờ, công văn, hồ sơ, hàng hóa đi và đến văn phòng.
– Đối với hồ sơ đi: được Back Office để sẵn, các đơn vị đối tác chuyển phát nhanh chỉ việc đến lấy để chuyển đi mà không phải vào văn phòng
– Đối với hồ sơ đến: các đơn vị đối tác đưa đến và để tại bàn. Bộ phận Back Office sẽ dùng sử dụng biện pháp khử trùng tại chỗ. Trừ trường hợp cấp thiết, toàn bộ giấy tờ này được chuyển vào văn phòng sau 4 tiếng kể từ thời điểm khử khuẩn, hoặc đưa vào văn phòng vào cuối ngày làm việc.
– Đối với hàng hóa ship đến: người nhận phải dùng găng tay sử dụng 1 lần (Back Office cung cấp tại khu vực lễ tân) để nhận hàng và đặt vào bàn lưu trữ hàng hóa đến để Back Office tiến hành diệt khuẩn. Nếu hàng hóa cá nhân, người mua hàng sẽ nhận lại khi ra về mà không đưa vào văn phòng.
Trong thời gian này, đề nghị mọi người hạn chế mua sắm hàng hóa không phải là nhu yếu phẩm thiết yếu.
Đối với nước uống, văn phòng phẩm: được đặt từ trước và được diệt khuẩn tại khu vực hành lang, đến cuối ngày làm việc mới đưa vào văn phòng.
Mọi người sẽ được cung cấp nước uống đóng chai, thay vì nước uống chung như hiện tại để hạn chế việc tiếp xúc chung.
IV. Ăn trưa
Cơm trưa được chia thành hộp sẵn, mọi người có thể ăn tại chỗ (khuyến khích) hoặc ăn tại pantry.
– Ăn tại chỗ: nhân sự của Back Office sẽ mang cơm đến tại chỗ và mang đi, để tránh mọi người di chuyển nhiều, hạn chế việc tiếp xúc đám đông.
– Ăn tại pantry: không ngồi quá 2 người/bàn hoặc ngồi cũng dãy bàn với khoảng cách giữa 2 người lớn hơn 2m.
V. Đeo khẩu trang
– Bắt buộc đeo khẩu trang nếu khoảng cách với người khác dưới 2m
– Trong các không gian sinh hoạt chung như pantry, phòng họp, WC, hành lang…
– Di chuyển trong văn phòng
VI. Đeo găng tay
– Đối với nhân viên bộ phận Back Office, phải đeo đầy đủ khẩu trang và găng tay trong các trường hợp sau:
– Tiếp xúc với đồ dùng chung như lau dọn văn phòng, tiếp nhận hồ sơ, hàng hóa, giấy tờ
– Giao và nhận khay cơm cho mọi người
– Tiếp xúc với đồ dùng người khác như sửa chữa máy tính, cung cấp đồ dùng văn phòng phẩm…
VII. Chỗ ngồi làm việc
– Đảm bảo cách nhau trên 2m
– Nhân sự có thể chuyển tạm chỗ ngồi sang bàn khác để đảm bảo khoảng cách trên
VIII. Họp hành
– Không tiến hành họp với đối tác bên ngoài tại văn phòng, cũng như hạn chế sang công ty khác họp, làm việc (trừ trường hợp bất khả kháng).
– Đối với nội bộ, khuyến khích họp online
– Trong trường hợp họp trực tiếp, yêu cầu đeo khẩu trang trong suốt thời gian họp
IX. Khử trùng văn phòng
Bộ phận Back Office vẫn tiến hành khử trùng văn phòng 1 lần/tuần vào dịp cuối tuần.
